28 Ago Cómo obtener el Certificado Digital de empresas

En un mundo ya totalmente digitalizado, en el que la tendencia es ir realizando cada vez más cualquier tipo de trámite por vía telemática, es muy importante que tu empresa se encuentre perfectamente preparada para poder actuar y realizar todo tipo de diligencias a través de esta modalidad, ya sea por imperativo de las administraciones públicas o por pura comodidad, puesto que realizar un trámite vía online nos evita de los grandes perjuicios de la presencialidad: desplazamiento, largas colas, espera…

Por ello, uno de los importantes pasos que has de tomar cuando tu corporación eche a andar es la obtención de un certificado digital de empresa, un documento electrónico que permitirá la autenticación online de tu sociedad, siempre a través de la persona responsable de ésta. En este sentido, es relevante que sepas que en cualquier caso la persona indicada para realizar este acto deberá ser el representante legal de la empresa, ya que será en último término la persona responsable de cualquier acción que se realice utilizando este certificado.

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Hoy en día, su utilización ya es de carácter obligatorio por una gran parte de los organismos públicos, a la hora de gestionar y/o enviar cualquier tipo de papeleo con ciertas administraciones, así como para dejar correctamente cumplimentadas algunas obligaciones legales.

Como todo en la vida, la llegada de la Covid-19 ha acelerado este proceso sobremanera, y cada vez son más las actuaciones administrativas que se pueden realizar de forma online con este certificado, con todas las ventajas que ello supone. Todas las actuaciones que haya que realizar con las administraciones se harán a través de sus sedes electrónicas, que siempre te recomendaremos cerciorar de su legitimidad, para ahorrarnos cualquier tipo de problemática o disgusto.

¿Cómo se consigue el certificado digital de empresa?

Es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) la institución encargada de realizar este trámite, a través de CERES, la institución que emite la autentificación. Además, como veremos a continuación, y en función del tipo de organización y de Comunidad Autónoma en las que nos encontremos, también podremos acudir a otro tipo de administración diferente para obtener el certificado digital de empresa. Como también veremos posteriormente, aun existiendo más de un tipo diferente de certificación, los pasos para su obtención son muy similares o directamente iguales.

Paralelamente, como el trámite puedes ser considerado paralelo o muy similar, el coste para poder hacernos con este certificado siempre será el mismo, con independencia de las características concretas de nuestra corporación.

Asimismo, estas dos administraciones emiten tres tipos diferentes de certificaciones digitales para empresas, que son las siguientes:

Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario

Los certificados de representante para administradores únicos o solidarios son emitidos para la relación de las Personas Jurídicas, a través de sus representantes legales, en los diferentes tipos de relaciones que tengan con las administraciones públicas.

Este tipo de certificado puede ser obtenido por las sociedades anónimas y las sociedades limitadas únicamente si el representante de la sociedad/administrador único está correctamente inscrito en el Registro Mercantil.

La obtención del certificado solo puede realizarse a través de Internet, teniendo que configurar el dispositivo desde el que accedamos, con la instalación de este software de generación de claves.

Una vez instalado el software, lo solicitaremos a través de la página indicada en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre; debiendo acreditar nuestra identidad correctamente.

Una vez nos hayamos acreditado, ya podremos descargar el certificado, que tiene un precio de 24 euros más IVA y una validez de dos años.

Certificado de Representación de Persona Jurídica

En los casos concretos de las Sociedades Anónimas y Limitadas, si el representante legal no es administrador único, pero es mancomunado, apoderado, consejero… tiene poderes específicos que le permitirían ejercer esta representación para poder obtener el certificado.

Una vez realizada esta diferenciación, el procedimiento es el mismo que en el caso anterior:

• Descarga del software generador de claves
• Acreditación online de la identidad del representante
• Descarga y pago del certificado

Certificado digital para Entidades sin Personalidad Jurídica

Este tipo de certificado puede ser requerido en los casos de que las personas físicas sean representantes de organizaciones sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, con el objeto de que puedan realizar operaciones en la red con diferentes tipos de organismos públicos.

En este caso concreto, es muy importante atender a la primera letra del NIF de la entidad, ya que determinará si deben solicitar este certificado o uno de los anteriores. Así, las ‘letras’ que se acogen a este tercer certificado son las siguientes:

• E: comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias.
• G: otras asociaciones sin personalidad jurídica
• H: comunidades de propietarios.
• N: corporación o entes independientes pero sin pero sin personalidad jurídica con presencia en España.
• W: entidades no residentes con establecimiento permanente en España); U (unión temporal de empresas.
• S: órganos de la administración central y autonómica
• P: juntas vecinales, departamento u órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica.
• V: otros tipos de personalidad jurídica como fondos de inversiones, fondo de capital-riesgo, fondo de pensiones…

Así, los pasos que tendremos que seguir para obtener el certificado en este tercer caso serán los que siguen:

• Solicitar el certificado, que, como en los dos casos anteriores, también se realiza a través de la web de la FNMT, teniendo igualmente el mismo coste. En el formulario se pedirán los siguientes datos a rellenar: NIF de la entidad representada, correo electrónico (y su confirmación) y la longitud de la clave.
• Acreditación de la identidad. Con el código que se haya recibido en el paso anterior, tendremos que acudir a las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comisión del Mercado de Valores o de la Comunidad Foral de Navarra (en el caso concreto de esta Comunidad Autónoma).
• Descarga del certificado. De esta forma, una vez hayamos dado ve de la correcta identidad, ya podremos descargar el certificado sin ningún tipo de coste adicional.