18 Abr Cómo presentar las cuentas anuales de una empresa

Todas las sociedades mercantiles están obligadas a confeccionar y cerrar anualmente sus cuentas, con independencia de ser anónimas, de responsabilidad limitada o de cualquier otra índole. Cualquier sociedad con personalidad jurídica e inscripción en el registro mercantil deberá realizar anualmente un ejercicio en el que declare de forma oficial cuáles han sido sus números durante el ejercicio fiscal pasado.

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En el caso de sociedades con un accionariado de relevancia, estas cuentas han de ser presentadas por el órgano de gobierno de la institución en un plazo de tres meses desde que se haya cerrado el ejercicio, previo acuerdo mayoritario del mismo; además de ser sometidas a votación en la Junta General de Accionistas. Tal y como viene recogido en el artículo 365 de la Ley de Sociedades de Capital, desde la aprobación de las cuentas en junta general, los administradores de la sociedad tienen un plazo de un mes para depositarlas en el registro mercantil.

Ya sean de gran tamaño o una pequeña corporación gestionada por autónomos, prácticamente ninguna sociedad mercantil está exenta de presentar cuentas anuales a la Hacienda española, y las consecuencias fiscales por no realizar este ejercicio o hacerlo de forma irregular pueden ser devastadoras, sobre todo, para los administradores de las compañías. Así, es de vital importancia para cualquier tipo de empresa tener todas las cuentas bajo control, especialmente, los ejercicios anuales, que deberán ser presentados al fisco en tiempo y forma.

Pero, ¿Qué sociedades, en concreto, son las que están obligadas a presentar cuentas?

Sociedades obligadas a presentar cuentas anuales

En nuestro país, debido a la legislación actual, pueden existir un amplio abanico de diferentes tipos de sociedades. De todo este abanico, las que están obligadas a presentar cuentas de forma anual son las siguientes:

• Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, y todo tipo de empresarios que estén obligados a presentar cuentas anuales.
• La sociedad mayoritaria de un grupo empresarial que presente cuentas consolidadas.
• Sociedades extranjeras con sucursales en nuestro país.
• Sociedades colectivas y comandatarias simples, siempre y cuando, a fecha de cierre del ejercicio fiscal, todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
• Todo tipo de fundaciones, aunque estas lo deberán hacer en el Registro de Fundaciones.

¿Qué contenidos deben tener las cuentas anuales?

Además de presentar las cuentas dentro del periodo establecido por la ley, es muy importante que estas contengan toda la información pertinente y necesaria para que la administración compruebe la veracidad de las mismas. En concreto, han de contener los siguientes documentos:

• Cuenta de pérdidas y ganancias. Donde deberá cuantificarse los beneficios o pérdidas que haya tenido la corporación durante el ejercicio fiscal, documentando al detalle todos los ingresos y gastos deducidos.
• Balance de situación. Punto en el que se recoge el patrimonio que tiene la empresa al cierre el ejercicio. Debe contener activos, pasivos y patrimonio neto.
• Cambios en el patrimonio neto. En este apartado deberán establecerse todos los movimientos del patrimonio neto que se hayan producido durante el año fiscal, así como los ingresos y gastos reconocidos.
• Flujos de efectivo. Lugar en el que los administradores de la empresa deberán indicar de qué provienen y cómo se utilizan los fondos y sus cobros y pagos.
• Explicación en donde se detallará con especial mimo todos los números citados anteriormente; con especial hincapié en el Balance y la Cuenta de pérdidas y ganancias.

Además, desde el año 2018, se ha incorporado como obligatoria la Declaración de la persona física que contenga más del 25% de la sociedad, ya sea de forma directa, o indirecta.

Asimismo, con la aprobación de la Orden JUS/794/2021, se produjeron algunas modificaciones en la presentación de las cuentas de las sociedades obligadas a hacerlo, debido, sobre todo, a la incidencia de la Covid-19 en la sociedad:

• De forma excepcional y transitoria, en el modelo de presentación de las cuentas para el ejercicio 2020; se ha introducido una hoja de declaración Covid-19, que hace referencia concreta al impacto que el estado de alarma tuvo en las empresas.
• Modificación en la instancia de presentación de los modelos de depósito de cuentas de las sociedades que han sometido sus cuentas anuales a auditoría.

Parece meridiana, pues, toda la documentación que han de presentar las grandes sociedades, sobre todo, en aquellos casos con varios accionistas de importancia. Pero, ¿cuáles son los papales de los que han de informar las pequeñas y medianas empresas?

¿Qué modelo de cuentas anuales deben presentar las PYMES?

Debido a su tamaño y actividad a menor escala, las PYMES tienen la posibilidad de presentar un modelo de Cuentas Anuales Abreviado, caracterizado por tener un formato especial, emitido por la administración, donde se recoge toda la información correspondiente y necesaria, sin ser tan extenso como otros modelos.

De esta forma, podrán usar este modelo las PYMES que cumplan con los siguientes requisitos:

• El activo no deberá superar los 2.850.000 euros.
• La cifra de negocio no de la corporación no puede superar los 5,7 millones de euros anuales.
• La plantilla de la empresa no podrá superar los 50 empleados.

Además, las micro pymes también tendrán la posibilidad de utilizar un modelo abreviado, concreto para empresas pequeñas, teniendo que cumplir los siguientes requisitos:

• El activo de la empresa no podrá superar el millón de euros.
• La cifra de negocio no podrá ser mayor a los dos millones de euros.
• La plantilla de la empresa deberá ser imperiosamente inferior a los 10 empleados.

En el caso concreto de las PYMES, es de especial relevancia que las cuentas presentadas cumplan con los requisitos impuestos por la Hacienda pública y contengan todos los documentos establecidos por la legislación, ya que las consecuencias económicas derivadas de una presentación incorrecta de las mismas, pueden ser devastadores para los pequeños administradores de estas, ya que en la grandísima mayoría de los casos se tratará de personas con menos recursos económicos que aquellos administradores y/o responsables de grandes corporaciones, que siempre van a disponer de un mayor músculo financiero para poder hacer frente a posibles responsabilidades derivadas de alguna inconcurrencia en la presentación del ejercicio.