17 Jun Cómo llevar la contabilidad de una empresa

Uno de los aspectos más complicados a los que tenemos que hacer frente cuando trabajamos por cuenta propia es gestionar todo el papeleo, documentación, trámites… que pueden llegar a ser especialmente complicados, o incluso peligrosos, cuando se trata de realizar procedimientos relacionados con la Seguridad Social o la Hacienda pública, ya que un fallo en cualquier tipo de declaración puede suponer para nosotros un perjuicio económico relevante.

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Qué decir tiene cuando nos enfrentamos por primera vez a los números y viabilidad de nuestra nueva empresa o corporación, y, en concreto, a la contabilidad de esta. Y es que la viabilidad es uno de los aspectos más importantes para asegurar la continuidad de una corporación, ya que los números son los testigos perfectos para decirnos si nuestra empresa está funcionando, o no.

Por eso, si estás comenzando tu andadura como emprendedor/a o empresario/a, o te planteas ‘lanzarte a la piscina’ en breves, te dejamos unos sencillos pasos para llevar a rajatabla y con un control absoluto la contabilidad básica de tu empresa.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña?

Aunque parezca una tarea laboriosa, la realidad es que hoy en día la informática es un gran aliado, que nos permite mecanizar y tener bajo llave todos los asientos contables y variables para tener controlados en todo momento los números de nuestra compañía.

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Así, ahora existen multitud de programas informáticos con los que, con solo pulsar una tecla, podremos obtener el balance de una fecha concreta, comprobar cuál es el adeudo de todos y cada uno de nuestros clientes o el beneficio total de tu empresa.

Pero, eso sí, los programas no trabajan con los datos de forma mágica. Para que puedan trabajar con ellos, antes es necesario que los hayamos introducido como información. Son los llamados asientos contables, a los que hacíamos referencia anteriormente.

Pero, ¿qué son exactamente estos asientos? Se trata de introducir en el programa contable todos aquellos conceptos y operaciones que tienen incidencia en el balance económico de nuestra empresa. Así, los movimientos que deberemos tener en cuenta para introducirlos como asientos contables serán los siguientes:

• Compras y gastos.
• Ventas e ingresos.
• Adquisiciones y ventas de activos.
• Sueldos y seguridad social.
• Liquidaciones de impuestos.
• Préstamos y otras deudas.
• Concesión de subvención.
• Inversiones financieras.
• Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
• Todos los movimientos bancarios.
• Todos los movimientos de efectivo.

En resumidas cuentas, cualquier hecho que tenga impacto económico en la compañía, tanto su cobro, como su pago, deberá ser introducido en el programa contable.

Paso a paso para llevar la contabilidad de una empresa

Como verás a continuación, los elementos necesarios para tener bajo estricto cumplimiento los números de tu organización son únicamente tres.

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1. Elegir un programa contable

Será la herramienta de trabajo fundamental, en la que tendrás que ir añadiendo todas las operaciones descritas anteriormente. Por ello, su elección resulta absolutamente fundamental.

En nuestro tiempo, con la infinita capacidad tecnológica existente, hay una gran cantidad de programas, que podemos diferenciar en dos grandes tipos:

• Programas off-line. Softwares que se compran y se instalan dentro de tu ordenador.
• Programas en la nube. Elementos por los que se paga una suscripción (mensual o anual, principalmente) y que están en ‘la nube’, es decir, en Internet.

Los primeros son los que hemos venido utilizando ‘durante toda la vida’, o al menos, desde la llegada de los ordenadores a los hogares y empresas. Los segundos, tienen un periodo de vida mucho más corto, pero han venido para quedarse y, probablemente, terminarán sustituyendo por completo a los primeros; por lo que, quizás, la solución más inteligente sea la de adquirir un programa que vaya a tener una vida prolongada en el tiempo, a medio y largo plazo.

Además, los programas en la nube cuentan con una serie de importantes ventajas con respecto a los programas off-line: pueden utilizarse desde cualquier ordenador o dispositivo, y para acceder a ellos únicamente es necesario disponer de conexión a Internet. Igualmente, al estar alojados, precisamente, en la nube, no es necesario realizar copias de seguridad, no hay que preocuparse por el nivel de ocupación del ordenador, y cualquier problema será responsabilidad del proveedor.

2. Justificantes de las operaciones

Para realizar un apunte contable es de obligado cumplimiento tener bajo nuestra posesión el documento en el que se refleja dicha operación. Llegado el caso, sin la documentación pertinente, no podríamos demostrar la veracidad de las anotaciones contables, con las problemáticas que de ello pudieran surgir.

Así, de entre todo el amplísimo abanico de operaciones que debemos tener controladas, podemos destacar las siguientes:

• Recibos de caja
• Movimientos bancarios y sus justificantes
• Seguros sociales
• Nóminas de trabajadores
• Facturas emitidas y recibidas

3. Responsable de las cuentas

Como es lógico, una persona deberá ser la encargada de ir recopilando toda la información en el programa contable, y de asegurarse de que los justificantes de las operaciones cumplen con el periodo de vida necesario para justificar toda la información adjuntada en el programa.

Procedimiento para realizar la contabilidad de una empresa

Pese a que en un principio puede llegar a suponer una tarea árida, llevar la contabilidad de una empresa requiere, a grandes rasgos, de cuatro pasos:

1. Recopilación de la información contable. Esto implica todas las operaciones que se emitan y se reciban, además de los cobros y pagos.
2. Realizar los ‘asientos contables’. Introducir en el programa informático cada operación.
3. Conciliar los bancos. Paso denominado coloquialmente como ‘cuadrar los bancos’, que básicamente implica hacer coincidir con exactitud las cantidades de los extractos bancarios con los de la cuenta contable, para que los saldos concuerden en todo momento.
4. Revisar de forma constante todas las cuentas y saldos de la empresa, para asegurarnos de que en ningún momento se produce ningún tipo de error que provoque el descuadre completo de las cuentas. El más mínimo fallo puede resultar ‘fatal’ y provocar situaciones en las que tengamos que dar marcha atrás en el tiempo para registrar hasta las operaciones más antiguas de la corporación.

Siguiendo ‘al dedillo’ estos 4 puntos, no deberías tener mayor problema para asegurar la viabilidad económica de tu compañía en todo momento.