Libro de ingresos y gastos para autónomos

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En España, los autónomos (gestoría online para autónomos) tienen una serie de obligaciones fiscales más complejas que las de los trabajadores por cuenta ajena, quienes únicamente tienen que rendir cuentas al fisco una vez al año.

En el caso de las personas que trabajáis por cuenta propia tenéis que ofrecer un informe detallado a la Hacienda pública cinco veces al año: una de manera anual, tal y como hacemos todos los trabajadores, y otras cuatro trimestrales, que son propias exclusivamente de los trabajadores autónomos. Es por ello por lo que siempre os recomendamos hacer un ejercicio detallado, actualizado y bajo control de toda vuestra actividad, debiendo tener siempre muy presente las tareas laborales desarrolladas y su impacto económico. De lo contrario, como ya sabemos, en caso de incurrir en algún tipo de error en alguna declaración, las consecuencias pueden llegar a ser bastante graves.

Y una de esas herramientas que te ayudará a tener todo controlado, día a día, es el libro de ingresos y gastos, pero, ¿Qué es exactamente?

¿Qué es un libro de ingresos y gastos?

Ser autónomo, por definición, conlleva de manera obligatoria una serie de obligaciones fiscales que no tendríamos si fuésemos trabajadores para una compañía ajena a nosotros, donde no estamos obligados a llevar un registro fiscal (gestoría fiscal online). Sin embargo, la ecuación puede ser incluso un poco más difícil, dependiendo de tu situación concreta como autónomo. En función de cómo estés dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), tendrás que añadir un documento más: el libro de ingresos y gastos, que solo es obligatorio en el caso de los trabajadores autónomos que estén registrados por cotización en estimación directa.

Hasta hace no demasiado, Hacienda vendía una serie de libros físicos en los que era obligatorio llevar un control detallado de nuestro ejercicio laboral. Ahora, en cambio, es suficiente con recoger en un documento Excel toda la información que sea necesaria acreditar, o incluso, utilizar algún programa de facturación concreto.

Y, aunque este documento es de obligado cumplimiento para los autónomos por cotización directa, es recomendable para cualquier tipo de trabajador por cuenta propia, ya que supone un aliado perfecto para llevar un control estricto y ordenado de toda nuestra actividad, al tiempo que permite realizar un seguimiento diario de todas nuestras operaciones.

Libros de ingresos obligatorios para trabajadores

Todos los trabajadores autónomos que coticen por estimación directa tienen la obligación de presentar, nada más y nada menos, 4 tipos diferentes de libros, con los que se elaboran los diferentes informes trimestrales, que, lógicamente, también son de presentación obligatoria. Además, también son necesarios para realizar las amortizaciones de bienes que sean correspondientes y la liquidación trimestral del IVA.

Libro de registro de facturas emitidas

Documento en el que iremos apuntando todas las facturas que hayamos emitido a lo largo del año. En este libro tendremos que estar pendientes de recoger los siguientes apartados: el número de la factura, la fecha de la factura, el NIF y nombre del cliente, base imponible de la operación, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA e importe total de la operación.

Libro de registro de facturas recibidas

Tal y como ocurre en el libro de registro de facturas emitidas, en este fichero tendremos que recoger todas las facturas que haya recibido nuestro negocio a lo largo del año. También tendremos que apuntar al detalle de todas y cada una de ellas, recogiendo el número de la factura, fecha de la operación, concepto, NIF y nombre del Proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA e importe total de la operación.

Libro registro de bienes de inversión

Si durante el año hemos realizado una inversión de cierta importancia que nos servirá como herramienta de trabajo para el desempeño de nuestra labor profesional, también deberemos tenerla en consideración en este documento. Deberán aparecer aquí útiles como un vehículo, equipos informáticos, material de oficina, etc. Tal y como ocurre en el caso de los libros de las facturas, deberemos apuntar con detalle el registro de cada compra y su amortización, durante un periodo de 5 años.

Libro de registro intracomunitario

Documento ya de carácter mucho más concreto, que solo es obligatorio para los trabajadores autónomos que estén inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGC, y tengan que presentar autoliquidaciones correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Como establece la normativa vigente, cada mes están obligados a presentar la ‘Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros’ (modelo 340).

¿Para quiénes es obligatorio el libro de ingresos y gastos?

Todos aquellos autónomos que estén inscritos en el sistema de Estimación directa normal o simplificada tendrán que actualizar un libro de ingresos y gastos obligatoriamente, en donde venga recogida toda la información relacionada directamente con los ingresos y gastos que se hayan venido percibiendo durante un periodo de tiempo concreto.

Aunque la normativa actual no establece con claridad cuanto tiempo hemos de tener guardados estos documentos, el Código de Comercio indica que toda la información mercantil se ha de guardar durante, al menos, 6 años. Paralelamente, sí es cierto que cualquier error relacionado con impuestos prescribe a los 4 años.

Pese a que en un primer momento su cumplimentación y elaboración puede resultar una tarea un tanto aburrida, lo cierto es que un libro de ingresos y gastos te permitirá tener un registro contable de toda tu actividad, para saber con total facilidad cuánto dinero entra, cuánto dinero sale y cuál es el beneficio real de tu negocio, una información que es absolutamente imprescindible para conocer el estado financiero de tu empresa y su viabilidad a corto, medio y largo plazo.

Cómo rellenar un libro de ingresos y gastos

Como te comentábamos anteriormente, ya no es necesario adquirir ningún tipo de libro físico, pues Hacienda pone a disposición de los ciudadanos una serie de documentos y plantillas, de forma gratuita, que pueden ser utilizados para registrar la información de estos libros.

Además, el formato electrónico tiene la enorme ventaja de que nunca podrá perderse, al tener la posibilidad de ser guardado en la nube.

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